NOCOSは更新契約書、火災保険更新証券、24時間サポート更新などを原則すべて取得・管理し、賃貸契約の証跡を残します。
更新のたびに、静かに抜け落ちていく書類。
入居から数年。契約は「自動更新」で流れ、火災保険は更新証券の控えが取られず、24時間サポートも気づけば期限切れ — 賃貸管理で最も見落とされやすいのが、この「更新まわりの書類」です。1件ずつ書類を取得・確認する作業は地味で工数がかかるため、多くの現場で省略されがちです。しかし、抜け落ちた書類は、いざという時にオーナー様のリスクとして表面化します。
火災保険の空白に気づけない
更新証券の控えを取得していないと、入居者様の火災保険がいつの間にか失効していても管理側で把握できません。漏水・失火事故が起きてから「無保険だった」と判明するケースが少なくありません。
契約条件の証跡があいまいになる
自動更新を重ねるうちに、現行の契約条件を裏づける最新の書面がない状態に。トラブル時や売却時に「今どの条件で貸しているのか」を書面で示せないことがあります。
サポートが切れたまま放置される
24時間サポートの更新確認が漏れると、夜間・休日のトラブル対応窓口が機能しないまま運用が続きます。問題が起きて初めて、切れていたことに気づくことになります。
更新時に、原則すべての書類を取得します。
NOCOSでは更新のタイミングで、更新契約書の締結はもちろん、火災保険の更新証券の回収、24時間サポートの更新確認まで、関連する書類を原則すべて取得・保管します。「あとで」ではなく、更新の手続きの中で完結させることを徹底しています。
更新契約書（合意更新による再締結）
自動更新で流さず、オーナー様・入居者様双方の合意のもと、更新契約書を改めて締結します。現行の契約条件が、つねに最新の書面で裏づけられた状態を保ちます。
火災保険 更新証券の控え
入居者様の火災保険が更新されているか、更新証券の控えを回収して確認します。保険の空白期間をつくらず、事故時の補償が有効な状態を維持します。
24時間サポートの更新
入居中のトラブル窓口となる24時間サポートについても、更新の手続きと状態を確認。サポートが切れたまま運用が続くことを防ぎます。
「自動更新」ではなく、「合意更新」を選ぶ。
賃貸借契約の更新には、書面を交わさず期間が自動で延長される「自動更新」と、双方が改めて更新契約書を取り交わす「合意更新」があります。合意更新は手間がかかるため省略されがちですが、NOCOSはあえて合意更新を原則としています。
書面を交わさず、期間だけが延びる
- 更新書類のやり取りが発生しない
- 工数はかからない
- 契約条件の再確認・意思確認の機会がない
- 現行条件を裏づける最新の書面が残らない
手間はかからない一方、「今どういう条件で、双方が合意して貸し借りしているか」を示す書面が積み上がりません。
更新のたびに、双方の合意を書面化
- 更新のたびに更新契約書を再締結
- オーナー様・入居者様双方の意思と条件を明確化
- 火災保険・24時間サポートの更新もあわせて確認
- 最新の契約条件がつねに書面で裏づけられる
1件ずつ書類を取得・締結する工数はかかります。それでも、契約関係を書面で明確に保つこと自体に価値があると考え、NOCOSは合意更新を徹底しています。
新規契約は、専門家が確認した独自雛形で。
更新だけでなく、契約のスタート地点も重要です。NOCOSでは、弁護士をはじめとする専門家に確認を受けた、独自の賃貸借契約書雛形を用いて新規契約を締結しています。
市販の汎用ひな形を、そのまま使わない。
一般的な賃貸借契約書のひな形をそのまま使うのではなく、実際の賃貸管理の現場で起こりうる論点を踏まえて整備した独自雛形を使用しています。契約のスタート時点から条件を明確にしておくことで、その後の更新やトラブル対応もスムーズになります。
- 弁護士をはじめとする専門家のチェックを経た条文
- 賃貸管理の実務に即して整備した独自の雛形
- トラブルの起きやすい論点をあらかじめ整理
- 入居から更新まで、一貫した契約管理の土台になる
当たり前のことを、
当たり前のように。
火災保険の更新証券を回収する。更新契約書を合意更新で取り交わす。新規契約は専門家が確認した雛形で結ぶ。— ひとつひとつは地味で、工数のかかる作業です。それでもNOCOSは、当たり前のことを当たり前のように積み重ねることこそが、オーナー様の大切な資産を守る賃貸管理だと考えています。
NOCOSの考え方を見る →よく聞かれる論点を、回答形式で整理
Q: 契約・更新書類管理とは何ですか？
A: 更新契約書、火災保険更新証券、24時間サポート更新など、賃貸管理で散らばりやすい書類を取得・保管する業務です。
Q: 書類を残すメリットは何ですか？
A: トラブル時の根拠、売却時の説明資料、引き継ぎ時の証跡として機能します。